Documento legale

Informativa sul trattamento dei dati personali e sui cookie

Ultimo aggiornamento: 20 ottobre 2026 · Versione 2.0

1. Titolare del trattamento e contatti

Il titolare del trattamento è Vito Vecchio, che offre il servizio con il marchio NDEFY (di seguito “NDEFY”, “noi”).

• Sede: [indirizzo completo da inserire]
• Partita IVA / Codice fiscale: [da inserire]
• PEC: [da inserire]
• Email per la privacy: privacy@ndefy.com · Informazioni generali: info@ndefy.com

Data la dimensione e la natura delle attività svolte, NDEFY non è tenuta a nominare un Responsabile della protezione dei dati (DPO) ai sensi dell'art. 37 GDPR. Per qualsiasi richiesta puoi usare i contatti indicati sopra.

2. Chi decide sui dati: NDEFY e i locali

NDEFY è una piattaforma che i locali (ristoranti, bar, hotel, negozi e altre attività: i “Clienti”) usano per gestire targhette NFC e QR, menu digitali, ordini, consegne, prenotazioni, richieste, programmi fedeltà e messaggi WhatsApp con i propri ospiti.

• NDEFY è titolare dei dati dei Clienti e delle persone che li rappresentano (account, fatturazione, assistenza), dei visitatori di ndefy.com e delle statistiche tecniche aggregate sul funzionamento del servizio.
• Il locale è titolare dei dati dei propri ospiti raccolti tramite NDEFY. NDEFY li tratta come responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, solo secondo le istruzioni del locale e sulla base dell'accordo sul trattamento dei dati incluso nei Termini e condizioni.

Se sei ospite di un locale e vuoi esercitare i tuoi diritti, puoi rivolgerti direttamente al locale; se scrivi a noi, inoltreremo la richiesta al locale senza ritardo e lo aiuteremo a risponderti.

3. Quali dati trattiamo

3.1 Clienti e loro personale

• Dati identificativi e di contatto: nome, cognome, email, telefono, ruolo, nome e indirizzo del locale.
• Dati fiscali e amministrativi: ragione sociale, partita IVA, codice destinatario o PEC, dati del preventivo e dell'abbonamento.
• Dati di accesso e sicurezza: codici di accesso monouso inviati via email, sessioni attive (dispositivo e date), registro delle operazioni (audit log).
• Contenuti caricati: menu, foto, prezzi, allergeni, traduzioni, pagine, testi dei messaggi preimpostati.
• Dati di pagamento: gestiti da Stripe; NDEFY non vede né conserva i numeri completi delle carte.

3.2 Visitatori di ndefy.com

Il sito è statico: non usa moduli, strumenti di analisi o pubblicità. I server di Cloudflare, che lo ospitano, trattano i dati tecnici necessari a consegnare le pagine e a proteggerle da attacchi (indirizzo IP, data e ora, browser), per il tempo strettamente necessario. Se ci scrivi via email trattiamo i dati che ci comunichi per risponderti.

3.3 Statistiche delle targhette

Quando una targhetta viene aperta registriamo solo data e ora, categoria del dispositivo (ad esempio telefono o computer), paese indicato da Cloudflare e dominio del sito di provenienza, se disponibile. Non salviamo l'indirizzo IP né impronte del dispositivo e queste informazioni non permettono di identificare chi ha toccato la targhetta.

4. Finalità e basi giuridiche (dati di cui NDEFY è titolare)

Il conferimento dei dati necessari al contratto è obbligatorio: senza di essi non possiamo attivare il servizio.

5. Dati degli ospiti dei locali (NDEFY responsabile del trattamento)

A seconda dei servizi attivati dal locale, NDEFY tratta per suo conto:

• Ordini al tavolo e consegne a domicilio: articoli ordinati, note, importi, stato del pagamento; per le consegne anche nome, telefono e indirizzo di consegna.
• Prenotazioni: nome, contatti, data, numero di persone, preferenze e note.
• Programma fedeltà: nome, telefono, email e data di nascita se indicata dal locale, timbri o punti raccolti, premi riscattati, consenso a ricevere promozioni.
• Messaggi WhatsApp: numero di telefono, nome del profilo, contenuto dei messaggi scambiati con il locale, esito di consegna e lettura.
• Pagamenti online: gestiti da Stripe per conto del locale; NDEFY riceve solo l'esito e l'importo.
• Lingua preferita scelta sul menu, memorizzata solo nel browser dell'ospite.

Le basi giuridiche le stabilisce il locale: di norma l'esecuzione del contratto (ordine, consegna, prenotazione) e, per i messaggi promozionali e il programma fedeltà, il consenso dell'ospite, che può essere revocato in ogni momento rispondendo “STOP” al messaggio o chiedendolo al locale. NDEFY permette di inviare messaggi promozionali solo ai contatti per cui il locale ha registrato il consenso.

6. Fornitori e destinatari

Non vendiamo né cediamo dati personali. Li comunichiamo solo ai fornitori che ci servono per erogare il servizio, nominati responsabili o sub-responsabili del trattamento:

Possono ricevere dati anche consulenti (commercialista, legale) vincolati alla riservatezza e le autorità, quando previsto dalla legge. L'elenco aggiornato dei sub-responsabili è disponibile su richiesta.

7. Trasferimenti fuori dall'Unione europea

Alcuni fornitori hanno sede negli Stati Uniti. I trasferimenti avvengono sulla base della decisione di adeguatezza della Commissione europea relativa all'EU-U.S. Data Privacy Framework, per i fornitori certificati, oppure delle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione (art. 46 GDPR), con misure di sicurezza aggiuntive come la cifratura in transito e a riposo. Puoi chiederci una copia delle garanzie applicate.

8. Per quanto tempo conserviamo i dati

• Dati dell'account e contenuti: per tutta la durata del contratto; dopo la cessazione li archiviamo per 90 giorni per permetterne l'esportazione o il ripristino, poi li cancelliamo.
• Documenti contabili e fiscali: 10 anni, come previsto dall'art. 2220 del codice civile.
• Statistiche delle targhette e storico delle operazioni: per il periodo previsto dal piano del locale, poi cancellati automaticamente.
• Codici di accesso: pochi minuti; sessioni: al massimo 30 giorni di inattività e 90 giorni in totale.
• Dati degli ospiti: per il tempo deciso dal locale; alla cessazione del contratto vengono restituiti o cancellati secondo le sue istruzioni.
• Log tecnici dei fornitori di infrastruttura: per i tempi brevi previsti dai loro servizi.

9. Sicurezza

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate (art. 32 GDPR): connessioni cifrate HTTPS, cifratura AES-GCM delle password Wi-Fi e dei token dei canali di messaggistica, accessi senza password con codici monouso, ruoli e permessi per persona e per sede, isolamento dei dati tra locali, registro delle operazioni, archiviazione al posto della cancellazione immediata, backup del database. In caso di violazione dei dati informeremo l'autorità di controllo e, se necessario, gli interessati e i locali coinvolti, nei tempi previsti dagli artt. 33 e 34 GDPR.

10. I tuoi diritti

Ai sensi degli artt. 15–22 GDPR puoi chiedere in ogni momento:

• l'accesso ai tuoi dati e una copia;
• la rettifica dei dati inesatti o l'integrazione di quelli incompleti;
• la cancellazione, quando non c'è più motivo di conservarli;
• la limitazione del trattamento;
• la portabilità, in un formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico;
• di opporti al trattamento basato sul legittimo interesse e, sempre, al marketing;
• di revocare il consenso, senza effetti sui trattamenti precedenti.

Scrivi a privacy@ndefy.com: rispondiamo entro un mese, prorogabile di due mesi nei casi complessi. Potremmo chiederti di confermare la tua identità. Hai anche il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (Piazza Venezia 11, 00187 Roma) o all'autorità del Paese UE in cui vivi o lavori.

11. Cookie e tecnologie simili

ndefy.com non installa cookie di profilazione né cookie di terze parti per statistiche o pubblicità. Cloudflare può impostare cookie tecnici di sicurezza (ad esempio __cf_bm, durata 30 minuti) per distinguere persone e bot: sono strettamente necessari e non richiedono consenso (art. 122 Codice privacy e Linee guida del Garante del 10 giugno 2021).

L'app NDEFY e le pagine aperte dalle targhette usano solo strumenti tecnici:

Poiché usiamo solo strumenti tecnici non mostriamo un banner per il consenso. Puoi comunque cancellare o bloccare i cookie dalle impostazioni del browser: alcune funzioni, come restare connessi, potrebbero non funzionare. I pagamenti avvengono su pagine di Stripe, che applica la propria informativa sui cookie.

12. Minori

Il servizio è destinato a professionisti e non è rivolto a minori di 14 anni. Gli ospiti minorenni possono consultare menu e pagine senza fornire dati; per il programma fedeltà e i messaggi promozionali il locale deve raccogliere il consenso solo da persone di almeno 14 anni (art. 2-quinquies Codice privacy).

13. Decisioni automatizzate e intelligenza artificiale

NDEFY non prende decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o analogamente significativi sulle persone (art. 22 GDPR). Le funzioni di intelligenza artificiale, se attivate dal locale, servono a tradurre testi del menu e a rispondere alle chat, con passaggio a una persona quando necessario; i testi tradotti sono indicati come tali e il locale può verificarli e modificarli. I suggerimenti “Completa il tuo ordine” si basano su vendite aggregate e anonime, non su profili individuali.

14. Modifiche a questa informativa

Possiamo aggiornare questa informativa per cambiamenti del servizio o della normativa. La data in alto indica l'ultima versione; per i cambiamenti rilevanti avviseremo i Clienti via email o nell'app con almeno 15 giorni di anticipo.

Vedi anche i Termini e condizioni del servizio, che includono l'accordo sul trattamento dei dati per i locali.